Keperluan Pengursan Fail & Rekod - Bahagian Arkib

Keperluan Pengurusan Fail dan Rekod

1. Buku daftar surat masuk
2. Buku daftar surat keluar
3. Buku daftar masuk surat terperingkat - 4 jenis (a) Terhad (b) Sulit (c) Rahsia (d) Rahsia besar
4. Memo ketua jabataan - hanya digunakan oleh Ketua Jabatan Sahaja
5. Borang daftar pengkelasan surat terperingkat
6. Borang daftar pengkelasan semua surat terperingkat
7. Senarai fail jabatan
8. buku panduan pelaksanaan fail klasifikasi perkara
9. Buku panduan pengurusan rekod UiTM
10. Panduan pengurusan rekod UiTM
11. Pek. Pkh Bil. 5 Tahun 2007 - Panduan Pengurusan Pejabat
12. Surat Pekeliling Am Sulit Bil. 1/93
13. Bilik Fail
14. Kabinet fail terbuka
15. Kabinet fail terperingkat (Peti besi keluli)
16. Kerani fail/rekod
17. Borang pemisah rekod
18. Borang penilaian rekod
19. Borang pelupusan rekod (homogeneous)
20. Senarai pemindahan rekod
21. Kertas minit
22. Kad keluar fail
23. Penggunaan kulit fail (a) Rahsia Besar (Kuning palang merah) (b) Rahsia (Merah Jambu berpalang merah) (c) Sulit (hijau) (d) Terhad (Putih bertulis TERHAD) (e) Terbuka (Putih)

Semua surat perlu dimasukan dalam RQM(rekod qualiti masuk). Surat tersebut perlu dikumpulkan dalam fail timbul. Sama juga untuk surat keluar.