Pengurusan Projek

Berikut adalah huraian terperinci mengenai dokumen-dokumen yang perlu ada dalam pengurusan projek mengikut kategori yang telah dinyatakan:

1. Inisiatif Projek (Project Initiation)

Business Case: Dokumen yang menerangkan sebab-sebab dan faedah sesuatu projek untuk memudahkan pihak berkepentingan membuat keputusan.

Project Deliverable: Senarai hasil atau produk yang diharapkan daripada projek tersebut.

Work Management: Proses pengurusan aliran kerja bagi memastikan tugas dijalankan secara teratur dan produktif.

Approval Workflow: Proses untuk mendapatkan kelulusan daripada pihak yang berkepentingan sebelum pelaksanaan projek.

Initial Project Risk: Penilaian awal terhadap risiko-risiko yang berpotensi mempengaruhi projek.

2. Perancangan Projek (Project Planning)

Gantt Chart Excel: Carta untuk menggambarkan jadual projek, merangkumi tempoh masa dan kemajuan setiap tugas.

Excel Project Manager: Alat pengurusan projek yang menggunakan Excel untuk mengesan kemajuan projek.

Tracking Spreadsheet: Lembaran kerja untuk menjejaki perkembangan tugas dan aktiviti projek.

SWOT Analysis Template: Templet untuk mengenal pasti kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman projek.

Action Plan Template: Rancangan tindakan yang merangkumi langkah-langkah terperinci bagi mencapai objektif projek.

3. Pelaksanaan Projek (Project Execution)

Execution Excel Template: Alat Excel untuk mengurus pelaksanaan projek.

Requirement Traceability: Dokumen yang menghubungkan setiap keperluan kepada hasil yang diinginkan bagi memastikan kesemua keperluan dipenuhi.

SAP Implementation: Panduan atau proses pelaksanaan sistem SAP dalam projek.

Test Case Template: Templet yang digunakan untuk merekodkan kes ujian bagi memastikan fungsi sistem atau produk berjalan dengan betul.

Test Coverage Document: Dokumen yang menunjukkan sejauh mana ujian dijalankan terhadap sesuatu produk atau sistem.

4. Pengurusan Risiko (Risk Management)

Risk Register: Senarai risiko yang mungkin berlaku bersama dengan pelan mitigasi.

Incident Priority: Pengurusan keutamaan insiden mengikut impak kepada projek.

Cause/Effect Diagram: Diagram untuk mengenal pasti punca dan kesan risiko yang berlaku.

Issue Resolution Process: Proses yang perlu diambil untuk menyelesaikan isu yang timbul dalam projek.

Risk Identification: Proses mengenal pasti risiko yang mungkin dihadapi sepanjang projek.

5. Keperluan Pengurusan Projek (PM Essentials)

Multiple Project Tracker: Alat untuk menjejaki pelbagai projek yang berjalan serentak.

Project Checklist: Senarai semak yang memastikan semua tugas yang perlu diselesaikan dalam projek telah dipenuhi.

Project Scope Template: Templet untuk mendefinisikan skop projek secara terperinci.

Portfolio Dashboard: Paparan utama yang menunjukkan status keseluruhan portfolio projek.

Project Pipeline Tracker: Alat untuk memantau barisan projek yang dirancang atau sedang dijalankan.

6. Pengurusan Kakitangan (Staff Management)

Staff Competency Matrix: Matriks yang menunjukkan tahap kemahiran dan kecekapan kakitangan.

Project Resource Matrix: Matriks yang menunjukkan peruntukan sumber yang diperlukan dalam projek.

Resource Request Plan: Pelan untuk permintaan sumber yang diperlukan oleh projek.

Team Capacity Planner: Alat untuk mengukur kapasiti pasukan dalam melaksanakan tugas.

Team Charter Template: Dokumen yang menyenaraikan peranan, tanggungjawab, dan peraturan pasukan.

7. Pengurusan Perubahan (Change Management)

Change Request Form: Borang permintaan perubahan untuk mendokumentasikan permintaan modifikasi pada projek.

ITIL Change Request: Proses permintaan perubahan mengikut rangka kerja ITIL.

Change Log Template: Templet untuk merekodkan semua perubahan yang dibuat dalam projek.

Impact Assessment: Penilaian terhadap impak yang mungkin berlaku akibat perubahan dalam projek.

Change Curve Model: Model yang menunjukkan fasa-fasa perubahan dan cara menguruskan perubahan dalam pasukan.

8. Perolehan (Procurement)

Purchase Order: Dokumen untuk membuat pesanan pembelian barang atau perkhidmatan.

Recovery Policy Template: Dasar pemulihan bagi projek sekiranya berlaku gangguan.

Performance Report: Laporan prestasi projek untuk memantau kemajuan.

Catalogue Template: Katalog barangan atau perkhidmatan yang diperlukan oleh projek.

Problem Management: Proses pengurusan masalah untuk menangani isu yang berulang atau berkaitan dengan projek.

9. Pengurusan Kualiti (Quality Management)

Scalable Results: Keputusan yang boleh diskalakan berdasarkan saiz atau skop projek.

Control Chart: Carta kawalan untuk memantau kualiti hasil projek.

Quality Log Guideline: Panduan log kualiti untuk mencatatkan aktiviti kawalan kualiti.

Quality Matrix: Matriks yang menunjukkan standard kualiti yang diperlukan.

Quality Review Form: Borang untuk menilai kualiti projek berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan.

10. Penjadualan Projek (Project Scheduling)

RACI Matrix: Matriks RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) untuk memperjelaskan peranan dalam projek.

Normal RFC Template: Templet untuk Permintaan Perubahan Biasa (RFC).

Implementation Plan: Rancangan pelaksanaan yang terperinci.

Release Calendar: Kalendar pelepasan untuk menjadualkan keluaran produk atau ciri baru.

Release Management: Pengurusan pelepasan yang memastikan semua keluaran projek dikawal dengan baik.

11. Pengesanan Projek (Project Tracking)

RACI Excel Template: Templet RACI dalam Excel untuk menguruskan tanggungjawab projek.

Gap Analysis Template: Templet untuk mengenal pasti jurang antara keadaan semasa dan hasil yang diinginkan.

Root Cause Analysis: Analisis punca masalah yang membantu mengenal pasti sebab utama isu.

RAID Log Excel: Alat untuk merekodkan Risiko, Andaian, Isu, dan Kebergantungan projek.

Execution Tracking: Pengesanan pelaksanaan yang memantau status pelaksanaan projek.

12. Garis Masa Projek (Project Timeline)

Construction Schedule: Jadual pembinaan yang menunjukkan fasa-fasa projek pembinaan.

Project Timeline: Garis masa projek yang menggambarkan keseluruhan tempoh dan aktiviti projek.

Milestone Template: Templet penanda aras untuk menunjukkan pencapaian penting dalam projek.

Production Schedule: Jadual pengeluaran untuk mengurus proses pengeluaran.

Timesheet Tracking: Alat penjejakan lembaran masa untuk merekodkan jam kerja kakitangan.

13. Pengurusan Pejabat Projek (PMO)

PMO Action Plan: Pelan tindakan Pejabat Pengurusan Projek (PMO) untuk menyokong projek.

PMO Business Case: Justifikasi perniagaan bagi PMO untuk memastikan nilai kepada organisasi.

PMO Charter Document: Dokumen piagam yang mentakrifkan tujuan dan skop PMO.

PMO Comms Plan: Pelan komunikasi PMO untuk memastikan maklumat dikongsi secara efektif.

PMO KPI Dashboard: Papan pemuka yang menunjukkan Indikator Prestasi Utama (KPI) bagi projek di bawah pengurusan PMO.

14. Penutupan Projek (Project Closure)

Project Closure Template: Templet untuk memastikan semua tugas dan dokumentasi penutupan projek telah diselesaikan.

Dokumen-dokumen ini penting dalam memastikan setiap aspek projek diurus dengan baik, dari perancangan sehingga penutupan, demi mencapai kejayaan projek dengan mengurus sumber, risiko, jadual, kualiti, dan kualiti kerja yang tinggi.